Voorschotfactuur voor een aanbetaling

Over een aanbetaling is de btw al verschuldigd zodra het geld binnen is, niet pas bij de eindfactuur. Met een voorschotfactuur krijgt de aanbetaling een eigen factuur met btw, zodat je btw-aangifte klopt met het moment waarop je het geld ontving. De eindfactuur trekt de voorschotfactuur daarna af.

Je stelt het in onder InstellingenFactuur-indelingVoorschotfactuur.

Bestaande accounts

Had je meetpiloot al voor de voorschotfactuur er was, dan staat hij voor je aan: bij ontvangst van de aanbetaling, en automatisch gemaild naar je klant. Wie de factuur-indeling mag wijzigen, krijgt bij de volgende keer inloggen een venster in Wat is er nieuw en kiest daar wat jullie willen: automatisch bij ontvangst, bij het aanbetalingsverzoek of niet gebruiken. Dat venster komt terug tot iemand in je team gekozen heeft. Je collega's lezen alleen dat de beheerder kiest. Je keuze wijzig je daarna altijd op de Factuur-indeling.

Wanneer meetpiloot hem maakt

Je kiest een van drie standen:

• Uit: geen voorschotfactuur. De aanbetaling staat op de eindfactuur, zoals nu.
• Bij ontvangst van de aanbetaling: zodra de aanbetaling binnen is, via Mollie of omdat je hem op de order als betaald markeert. De voorschotfactuur is meteen voldaan.
• Bij het aanbetalingsverzoek: hij gaat als PDF mee met het betaalverzoek aan je klant. Hij staat open tot je klant betaalt en is dan vanzelf voldaan.

Met Automatisch mailen naar de klant gaat hij bij ontvangst direct naar je klant. Zet je dit uit, dan verstuur je hem zelf vanaf de order met Mailen naar klant.

Wat erop staat

Een voorschotfactuur is een gewone factuur:

• het volgende nummer uit je factuurreeks, want de wet vraagt één doorlopende reeks;
• één regel: het voorschot op de order, inclusief btw tegen het tarief van de order;
• de datum waarop de aanbetaling binnenkwam, als die anders is dan de factuurdatum.

De titel volgt de taal van je klant: Voorschotfactuur, Anzahlungsrechnung, Deposit invoice of Facture d'acompte. Hij gebruikt dezelfde opmaak als je andere facturen.

De eindfactuur

De eindfactuur toont eerst het hele werk met de btw daarover. Daaronder trekt hij elke voorschotfactuur af, met de btw die daar al op stond. Te betalen is wat overblijft, met alleen de btw die nog over is.

Een voorbeeld: werk van € 10.550,00 met € 1.830,99 btw en een voorschotfactuur van € 3.165,00 met € 549,30 btw. Te betalen is dan € 7.385,00, waarvan € 1.281,69 btw.

Maak je een voorschotfactuur nadat de eindfactuur al als concept klaarstaat, dan trekt meetpiloot hem af op het moment dat je de eindfactuur verstuurt.

In je boekhoudpakket

Met een gekoppeld pakket (Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden of SnelStart) boekt meetpiloot:

• de voorschotfactuur als eigen verkoopfactuur, met de btw in de periode van de factuur;
• de eindfactuur met een aftrekregel per voorschotfactuur, op hetzelfde btw-tarief;
• een creditnota op een voorschotfactuur, tegen die voorschotfactuur.

De aanbetaling komt in je pakket op de voorschotfactuur, nooit op de eindfactuur: die heeft het voorschot al afgetrokken. Is de voorschotfactuur nog niet geboekt, dan wacht de betaling daarop. In Exact Online lettert meetpiloot de aanbetaling af tegen de voorschotfactuur. Wat je boekhouder in het pakket op de voorschotfactuur aflettert, zie je in meetpiloot terug als aanbetaling.

Annuleren en terugbetalen

Gaat een order niet door, crediteer dan de voorschotfactuur onder Facturen. Moet het geld terug, dan regel je dat met de terugbetaling op de creditnota. Opnieuw factureren kan bij een voorschotfactuur niet.

Houd je de aanbetaling als annuleringskosten, dan crediteer je niets: de btw blijft dan verschuldigd.

Bestaande orders

meetpiloot maakt niets met terugwerkende kracht. Staat de voorschotfactuur aan en is de aanbetaling van een order al binnen, dan zie je op de order Voorschotfactuur maken. Hij krijgt de datum van vandaag, met de ontvangstdatum van de aanbetaling erop.

Wie wat mag

Een voorschotfactuur maken en versturen vraagt het recht om facturen te versturen. Crediteren vraagt het recht om te crediteren. De instelling wijzig je op de Factuur-indeling.