Exact Online koppelen

Met de koppeling komt elke factuur en creditnota die je verstuurt in je Exact-administratie. Wat je klant betaalt, zie je terug in meetpiloot. Lees eerst Je boekhoudpakket koppelen voor hoe koppelen en boeken samenhangen.

Koppelen

1. Open Exact Online.

   Ga naar IntegratiesBoekhoudingExact Online en klik op Koppel Exact Online.

2. Log in bij Exact en kies je administratie.

   Exact vraagt of meetpiloot bij je administratie mag. Kies de administratie waarin je verkoopfacturen boekt.

3. Kies je boekingen.

   Terug in meetpiloot kies je de Omzetrekening, het Verkoopdagboek en de btw-codes.

Btw-codes

Per btw-tarief op je facturen kies je de code in Exact. meetpiloot stuurt de prijzen exclusief btw en zet zo nodig een regel Afrondingsverschil op 0%. Zo klopt het totaal in Exact altijd tot op de cent met je factuur.

Kies de exclusief-code voor elk tarief. Staat er een inclusief-code, gebruik dan Exclusief-codes gebruiken. Exact rekent bij de koppeling toch vanaf het nettobedrag; met de exclusief-code staat de boeking in Exact zoals hij echt berekend is.

Btw-code voor afrondingsverschil. Hier kies je welke code de regel Afrondingsverschil krijgt. meetpiloot stelt de binnenlandse 0%-code voor (of geen btw). Kies nooit een code voor leveringen binnen de EU (ICP) of export: dan komt het verschil in de verkeerde rubriek van je btw-aangifte. Kies je zo'n code toch, dan zie je een waarschuwing. Laat je het veld op Zelfde als 0% btw, dan gebruikt meetpiloot de code die je bij 0% hebt gekozen.

Omzet per btw-tarief

Boekt je boekhouder de omzet per tarief op een eigen rekening, bijvoorbeeld 8000 voor 21%, 8010 voor 9% en 8020 voor 0%? Kies dan onder de btw-codes bij Omzet per btw-tarief per tarief de omzetrekening. Zo sluit je btw-aangifte per rekening aan. Laat je Zelfde als hierboven staan, dan gaat dat tarief naar de omzetrekening die je bovenaan kiest, zoals altijd. Een aanbetaling die op de eindfactuur wordt afgetrokken gaat naar de rekening van haar eigen tarief. Je kunt alleen een rekening kiezen voor een tarief dat een btw-code heeft, en de lijst toont alleen omzetrekeningen. De regel Afrondingsverschil gaat naar de rekening van het tarief met dezelfde code, meestal 0%.

Artikelen

Exact vraagt een artikel op elke factuurregel. De omschrijving en de prijs op de regel komen uit meetpiloot. Het artikel bepaalt waar Exact de omzet per product telt.

• Standaardartikel: verplicht. Voor regels zonder eigen product, zoals een losse regel, een korting of een prijsaanpassing. Heb je nog geen verkoopartikel in Exact, maak er dan een aan, bijvoorbeeld Diversen, en klik op Lijst opnieuw laden.
• Maak een artikel aan in Exact als een product er nog geen heeft: meetpiloot maakt per product een artikel, met de productnaam als omschrijving, jouw btw-code en geen verkoopprijs. Staat er in Exact al een artikel met dezelfde code, dan koppelt meetpiloot dat in plaats van een tweede te maken.
• Per product: koppel een product aan je eigen artikel in Exact, of laat het op het standaardartikel.

Wijzig je een koppeling, dan geldt die voor nieuwe facturen. Geboekte facturen blijven zoals ze zijn. Een creditnota gebruikt dezelfde artikelen als de factuur.

Je factuur-pdf in Exact

meetpiloot hangt je eigen factuur-pdf aan de boeking in Exact. Je boekhouder ziet dus de factuur zoals je klant hem kreeg.

Betalingen

Zet Betalingen uit meetpiloot in Exact Online boeken aan om betalingen die je in meetpiloot vastlegt ook in Exact op de factuur te zetten. Dat zijn betalingen via Mollie, aanbetalingen en facturen die je met de hand op betaald zet. meetpiloot boekt nooit meer dan er in Exact nog openstaat.

Bij Boek betalingen in kies je een kas- of bankdagboek. Een tussenrekening voor Mollie houdt je bank schoon.

Welke betalingen boek je in Exact? Standaard staat Alleen Mollie (aanbevolen) aan: meetpiloot boekt dan alleen betalingen via Mollie, in het dagboek dat je bij Boek betalingen in kiest. Een factuur die je met de hand op betaald zet, boekt meetpiloot dan niet in Exact. Die betaling komt via je bankkoppeling in Exact en je boekhouder koppelt hem daar aan de factuur.

Waar komen handmatige betalingen terecht? Kies je Mollie en handmatig of Alleen handmatig, dan kies je ook een Dagboek voor handmatige betalingen. Elke betaling die je zelf op betaald zet, komt in dat dagboek, op de factuur. Nooit in het dagboek van Mollie: meetpiloot weigert hetzelfde dagboek voor allebei. Kies een eigen kas- of bankdagboek, niet dat van je bankkoppeling. meetpiloot heeft voor een handmatige betaling geen bankbewijs, dus je boekhouder streept hem daar weg tegen de bankregel zodra die binnenkomt. Zonder dat dagboek boekt meetpiloot geen handmatige betalingen en zie je bij de betaling Actie nodig. Komt dezelfde betaling daarna via de bankfeed ook op de factuur, dan registreert meetpiloot hem niet nog een keer; je ziet op de factuur Controleren met het bedrag dat Exact te veel betaald ziet, zodat je boekhouder één van de twee weghaalt.

Een betaling van een bron die je niet kiest, slaat meetpiloot over. Kies bij Boek betalingen in niet het dagboek van je bankkoppeling: dan staat elke betaling er twee keer. Maak in Exact een eigen dagboek voor Mollie en kies dat.

Afletteren. meetpiloot lettert een betaling die het in Exact boekt zelf af tegen de factuur, meestal binnen een kwartier, ook als je de boekingen nog niet hebt verwerkt. Tot dan staan factuur en betaling in Openstaande posten nog als twee regels. Letter je zelf een bankregel zonder factuurnummer af tegen een factuur, dan ziet meetpiloot die factuur daarna als betaald. Een deelbetaling wordt afgeletterd zodra de factuur helemaal betaald is. Lukt het afletteren niet, dan zie je op de factuur in meetpiloot Afletteren nodig. Letter de betaling dan zelf af bij Openstaande posten.

Aanbetalingen. Betaalt je klant de aanbetaling per overboeking en koppelt je boekhouder die in Exact aan de factuur, dan ziet meetpiloot dat als het eerste geld op die factuur. Is dat minstens de aanbetaling, dan staat de aanbetaling in meetpiloot op betaald. Met een voorschotfactuur gaat de aanbetaling op de voorschotfactuur: meetpiloot boekt die als eigen factuur en lettert de aanbetaling ertegen af.

Mollie in een eigen dagboek. Boek Mollie-betalingen bij voorkeur in een apart kas- of bankdagboek voor Mollie, niet in het dagboek van je bankrekening waar je bankfeed binnenkomt. Anders staat dezelfde betaling er via de bankfeed nog een keer. meetpiloot boekt de betaling van je klant, niet de kosten van Mollie en niet de uitbetaling naar je bank: die boekt je boekhouder zelf.

Afgeboekt of verrekend in Exact. meetpiloot zet een factuur alleen op betaald als Exact er echt geld op ziet binnenkomen, via kas of bank. Is een factuur in Exact afgeboekt, met een memoriaal weggeboekt of daar met een creditnota verrekend, dan zie je op de factuur in meetpiloot Controleren, met het bedrag. meetpiloot registreert dat nooit als betaling. De betaaldatum is de boekdatum in Exact.

Creditnota's. Een creditnota uit meetpiloot lettert meetpiloot in Exact zelf af tegen de factuur die hij corrigeert, zodra ze samen op nul uitkomen. Blijft er een klein verschil open, dan zie je Afletteren nodig op de creditnota.

Als Exact een factuur weigert

Weigert Exact een factuur, dan zie je op de factuur wat er mis is en wat je doet, met daaronder de melding van Exact zelf. Bijvoorbeeld een afgesloten periode, een boekjaar dat nog niet bestaat (Maak boekjaar 2027 aan in Exact), een geblokkeerde klant of btw-code, of een gebruiker die een recht mist. Los het op in Exact en klik op Opnieuw proberen. Bleef een factuur in Exact op Open staan, dan verwerkt meetpiloot bij opnieuw proberen dezelfde factuur; er komt geen tweede.

Exact boekt alleen facturen in euro. Facturen met verlegde btw of een levering binnen de EU (ICP) boekt meetpiloot nog niet automatisch: die boek je met de hand.

Administratie wisselen

Staan er al facturen van meetpiloot in je administratie, dan blijven die bij die administratie horen. Koppel je opnieuw, dan houdt meetpiloot de administratie waarin die facturen staan, zolang je login erbij kan. Kan je login er niet meer bij, dan weigert meetpiloot de koppeling: hun betalingen zouden anders in de verkeerde administratie gezocht worden. Wil je toch overstappen, kies dan op de Exact-pagina Oude boekingen archiveren en overstappen. Je gaat opnieuw naar Exact om de nieuwe administratie te kiezen. De boekingen in de oude administratie worden gearchiveerd: je ziet ze nog bij de facturen, maar meetpiloot boekt en controleert er niets meer in, en betalingen die nog wachtten voor de oude administratie worden niet meer geboekt. Daarvoor heb je het recht Boekhouding beheren nodig. Zonder geboekte facturen kies je vrij een andere administratie; kies daarna de btw-codes, rekening en dagboek opnieuw en zet betalingen boeken weer aan.

Ontkoppelen

Na ontkoppelen haal je de toegang van meetpiloot in Exact weg bij je app-instellingen. Wat al geboekt is, blijft in Exact staan.