Moneybird koppelen

Met de koppeling komt elke factuur die je verstuurt met je eigen pdf in Moneybird. Zodra je klant betaalt, zie je dat in meetpiloot. Lees eerst Je boekhoudpakket koppelen voor hoe koppelen en boeken samenhangen.

Koppelen

1. Open Moneybird.

   Ga naar IntegratiesBoekhoudingMoneybird en klik op Koppel Moneybird.

2. Log in bij Moneybird en kies Toestaan.

   Moneybird vraagt of meetpiloot bij je verkoopfacturen, instellingen en bankregels mag. De bankregels zijn er alleen om een betaling uit meetpiloot aan de juiste regel te koppelen.

3. Kies je administratie.

   Heb je meer administraties, dan kies je welke meetpiloot gebruikt.

4. Kijk de instellingen na.

   Kies per btw-tarief het tarief in Moneybird, de omzetrekening en hoe een klant als contact in Moneybird komt.

5. Zet boeken aan.

   Kies Automatisch bij versturen of Zelf boeken, en vanaf welke datum facturen meegaan.

Omzet per btw-tarief

Boekt je boekhouder de omzet per tarief op een eigen rekening, bijvoorbeeld 8000 voor 21%, 8010 voor 9% en 8020 voor 0%? Kies dan onder de btw-codes bij Omzet per btw-tarief per tarief de omzetrekening. Zo sluit je btw-aangifte per rekening aan. Laat je Zelfde als hierboven staan, dan gaat dat tarief naar de omzetrekening die je bovenaan kiest, zoals altijd. Een aanbetaling die op de eindfactuur wordt afgetrokken gaat naar de rekening van haar eigen tarief. Je kunt alleen een rekening kiezen voor een tarief dat een btw-code heeft, en de lijst toont alleen omzetrekeningen.

Betalingen

Betaalt je klant de hele factuur in Moneybird, dan meldt Moneybird dat meteen en zie je het binnen een paar minuten in meetpiloot. Een deelbetaling haalt meetpiloot elk uur op. Bij Betaald zien in de koppeling staat welke van de twee werkt. Staat daar Elk uur, webhook niet actief, dan komen de meldingen van Moneybird niet aan. Koppel dan opnieuw. Staat daar Elk uur, tot de eerste melding van Moneybird binnen is, dan is de webhook aangemeld, maar heeft Moneybird nog geen betaling gemeld. Dat verandert bij de eerste betaalde factuur.

meetpiloot telt alleen geld als betaald: een betaling via de bank, kas of Mollie. Verlaag je een factuur in Moneybird, verreken je hem met een creditnota die je in Moneybird maakt, of boek je een bedrag af, dan zet meetpiloot de factuur niet op betaald. Je ziet bij de factuur Controleren, met het bedrag dat in Moneybird op een andere manier is afgehandeld.

Andersom kan ook. Zet Betalingen uit meetpiloot in Moneybird boeken aan om betalingen die je in meetpiloot vastlegt ook in Moneybird op de factuur te zetten. Dat zijn betalingen via Mollie, aanbetalingen en facturen die je met de hand op betaald zet. Terugbetalingen op een creditnota gaan mee. meetpiloot boekt nooit meer dan er in Moneybird nog openstaat.

Bij Boek betalingen in kies je de rekening in Moneybird waar de betaling op komt, bijvoorbeeld je Mollie-rekening. Dat is een keuze: zonder keuze boekt Moneybird de betaling zelf. Mollie-kosten boekt meetpiloot niet. Die staan in je Mollie-afrekening, en je boekhouder boekt ze daar vandaan.

Een betaling uit meetpiloot zetten we in Moneybird direct op de bijbehorende bankregel, zodat je boekhouder niets meer hoeft te koppelen. We zoeken de regel van Mollie of je bank met precies het bedrag, op de rekening die je kiest, die je factuurnummer of onze referentie noemt. Alleen als er precies één zo'n regel is, koppelen we hem. Op bedrag en datum alleen koppelen we nooit: dan is de kans op de verkeerde klant te groot.

Is de regel er nog niet, dan wacht de betaling tot drie dagen. Bij de factuur staat dan Wacht op de bankregel. Komt er in die tijd geen regel, of zijn er twee die passen, dan zetten we de betaling met onze referentie op de factuur. Moneybird koppelt hem dan zelf zodra de regel binnenkomt, of laat hem je boekhouder kiezen. Alleen dan kan Moneybird een taak Betaling niet gekoppeld aan bankmutatie tonen. Komt dit geld nooit via een rekening in Moneybird binnen, dan betekent die taak dat de betaling er wel is, maar nog aan een rekening moet.

Heb je Moneybird gekoppeld voor 7 oktober 2026, dan vraagt de koppeling je één keer opnieuw te koppelen, zodat meetpiloot bij de bankregels mag. Tot je dat doet, boeken we betalingen zoals eerst: op de factuur, zonder bankregel.

Bij het aanzetten kun je ook de betalingen boeken die nog niet in Moneybird staan. Staan er later nog betalingen open, dan zie je dat onder de schakelaar met de knop Nu boeken.

Creditnota's

Een creditnota uit meetpiloot komt als negatieve factuur in Moneybird. Staat de factuur die hij corrigeert nog open, dan verrekent meetpiloot de twee in Moneybird, tot het bedrag dat op de factuur nog openstaat. Is de factuur al betaald, dan is de creditnota geld terug voor je klant. Die terugbetaling gaat mee als Betalingen uit meetpiloot in Moneybird boeken aan staat.

Lukt het verrekenen niet, dan zie je bij de factuur Verrekenen nodig. Registreer dan in Moneybird bij de factuur een betaling en kies verrekenen met de creditfactuur.

Na het boeken leest meetpiloot het totaal en de btw terug uit Moneybird. Wijkt een van de twee af van je factuur, dan zie je bij de factuur Controleren, met het verschil. Rekent Moneybird de btw per tarief een cent anders uit dan je factuur, dan zet meetpiloot die cent op een regel Afrondingsverschil op het btw-tarief 0% van je administratie, nooit op verlegd, ICP of export. Heeft je administratie geen tarief van 0%, voeg het dan toe in Moneybird.

Wat niet via de koppeling gaat

• Facturen met verlegde btw of een levering binnen de EU (ICP). Die boek je zelf in Moneybird; meetpiloot zet ze nooit op een gewoon btw-tarief.
• Facturen in ponden. De koppeling boekt alleen in euro's.

Een zakelijke klant met een btw- of KvK-nummer komt als bedrijf in Moneybird, met die nummers erbij. Een particulier komt erin met voor- en achternaam.

Verwijdert of voegt je boekhouder een contact in Moneybird samen, dan merkt meetpiloot dat bij de volgende factuur. Bij samenvoegen gebruiken we het contact dat Moneybird heeft gehouden. Is het contact weg, dan zoeken we je klant opnieuw op e-mailadres, of maken we hem opnieuw aan. De factuur gaat gewoon door.

Administratie wisselen

Koppel je opnieuw, dan blijft meetpiloot bij de administratie waarin je facturen al geboekt zijn. Kan je nieuwe login daar niet bij, dan weigert meetpiloot de koppeling: log bij Moneybird in met een account dat die administratie heeft en koppel opnieuw. Zo komt een geboekte factuur nooit in een andere administratie terecht.

Staat er nog niets van meetpiloot in je administratie, dan kun je wel een andere kiezen. De btw-tarieven, contacten en betaalrekening van de oude administratie gelden daar niet: kies ze opnieuw en zet daarna betalingen boeken weer aan.

Ontkoppelen

Ontkoppel je, dan gaan nieuwe facturen niet meer naar Moneybird en ziet meetpiloot geen betalingen meer. Wat al geboekt is, blijft in Moneybird staan. meetpiloot haalt zijn toegang in Moneybird weg.