e-Boekhouden koppelen

Met de koppeling wordt elke factuur die je verstuurt een boeking in e-Boekhouden. Wat je klant betaalt, zie je terug in meetpiloot. Lees eerst Je boekhoudpakket koppelen voor hoe koppelen en boeken samenhangen.

Koppelen

1. Maak een API-token in e-Boekhouden.

   Log in in de administratie die je wilt koppelen. Ga naar Beheer, Inrichting en Koppelingen, kies API en maak een token aan. Kopieer het meteen: e-Boekhouden laat het maar één keer zien.

2. Plak het token in meetpiloot.

   Ga naar IntegratiesBoekhoudinge-Boekhouden, plak het token en klik op Koppel e-Boekhouden.

3. Kijk de instellingen na.

   Kies de debiteurenrekening, de omzetrekening en per btw-tarief de btw-code. Vraag je boekhouder mee te kijken.

4. Zet boeken aan.

   Kies Automatisch bij versturen of Zelf boeken, en vanaf welke datum facturen meegaan.

Btw-codes

meetpiloot vult de codes in die voor de hand liggen, voor het land van je bedrijf. In Nederland is dat 21% en 9%, in België 21%, 12% en 6%. Voor 0% vullen we niets in: kies zelf de code die past.

Boeken zet je pas aan als het land klopt. meetpiloot kijkt naar het land en het btw-nummer bij Bedrijfsgegevens: het btw-nummer moet bij dat land horen en bij VIES bekend zijn. Is VIES even niet bereikbaar, dan is het land van je btw-nummer genoeg. meetpiloot vraagt e-Boekhouden ook welke btw-codes je administratie aanneemt, zonder iets te boeken. Klopt iets niet, dan zie je wat je bij Bedrijfsgegevens aanpast.

Verander je later het land of het btw-nummer, of klopt het niet meer, dan staat boeken stil. De facturen wachten, je ziet de reden bij Integraties, en zodra het bij Bedrijfsgegevens weer klopt gaat boeken vanzelf verder.

Verlegde btw, intracommunautaire leveringen en export boekt meetpiloot niet. Zo'n factuur krijgt een melding en boek je zelf in e-Boekhouden. Zo komt een factuur zonder btw nooit onder de verkeerde code in je aangifte.

Omzet per btw-tarief

Boekt je boekhouder de omzet per tarief op een eigen rekening, bijvoorbeeld 8000 voor 21%, 8010 voor 9% en 8020 voor 0%? Kies dan onder de btw-codes bij Omzet per btw-tarief per tarief de omzetrekening. Zo sluit je btw-aangifte per rekening aan. Laat je Zelfde als hierboven staan, dan gaat dat tarief naar de omzetrekening die je bovenaan kiest, zoals altijd. Een aanbetaling die op de eindfactuur wordt afgetrokken gaat naar de rekening van haar eigen tarief. Je kunt alleen een rekening kiezen voor een tarief dat een btw-code heeft, en de lijst toont alleen omzetrekeningen.

Klanten

Heeft je klant een btw- of KvK-nummer, dan wordt de relatie in e-Boekhouden een Bedrijf met die nummers. Anders wordt het een Particulier. Een klant met hetzelfde e-mailadres die al in e-Boekhouden staat, gebruiken we opnieuw.

De omschrijving

e-Boekhouden bewaart één omschrijving per boeking en zet die ook op elke regel. Daarom staat daar eerst je factuurnummer en daarna kort wat er op de factuur staat, bijvoorbeeld F-2026-0024 · Veranda 4x3 · Montage · Af: Voorschotfactuur V-2026-0003.

De pdf

De API van e-Boekhouden kan geen bijlage bij een boeking zetten. De pdf van je factuur gaat dus niet mee. Wil je hem in e-Boekhouden hebben, voeg hem daar dan zelf toe.

Betalingen

meetpiloot kijkt elk kwartier in e-Boekhouden wat er op je facturen is betaald. Een factuur staat in meetpiloot alleen op betaald als e-Boekhouden echt geld laat zien: een factuurbetaling op een bank- of kasrekening.

Is een factuur in e-Boekhouden afgeboekt via een memoriaal, of is het bedrag daar verlaagd, dan zie je bij de factuur Controleren. meetpiloot zet zo'n factuur nooit vanzelf op betaald. Je ziet Controleren ook als e-Boekhouden niet laat zien welke betaling bij deze factuur hoort. Kijk het dan in e-Boekhouden na.

Is een factuur in e-Boekhouden verwijderd, dan zie je dat bij de factuur. Hoort hij er wel in, kies dan Opnieuw proberen: meetpiloot boekt hem opnieuw.

Zet Betalingen uit meetpiloot in e-Boekhouden boeken aan om betalingen die je in meetpiloot vastlegt ook in e-Boekhouden te boeken. Dat zijn betalingen via Mollie, aanbetalingen en facturen die je met de hand op betaald zet. Kies een bank- of kasrekening, of een tussenrekening voor Mollie. In de omschrijving van elke betaling staat een kenmerk van meetpiloot, zodat dezelfde betaling er nooit twee keer in komt.

Terugbetalingen op een creditnota boekt meetpiloot niet in e-Boekhouden. Haal je in meetpiloot een betaling weg, dan haal je hem in e-Boekhouden zelf weg. In beide gevallen zie je een melding.

Meldingen

• Periode afgesloten: de datum van de factuur valt in een periode die in e-Boekhouden dicht staat. Laat je boekhouder hem openen, of boek de factuur zelf.
• Abonnement e-Boekhouden: e-Boekhouden blokkeert boekingen tot een openstaande rekening betaald is.
• Limiet van je proefperiode: een proefadministratie heeft een maximum aantal boekingen. Neem een abonnement om verder te gaan.
• Weigert e-Boekhouden iets anders, dan zie je de melding van e-Boekhouden zelf bij de factuur.

Administratie wisselen

meetpiloot onthoudt welke administratie je hebt gekoppeld. Plak je bij opnieuw koppelen een token van een andere administratie terwijl er al facturen van meetpiloot in staan, dan weigert meetpiloot dat. Zo komen boekingen en betalingen nooit in de verkeerde administratie.

Wil je echt overstappen, ontkoppel dan eerst bewust en koppel daarna met het token van de nieuwe administratie. Wat al geboekt is, blijft in de oude administratie staan. Boeken staat daarna uit: kies de rekeningen en btw-codes van de nieuwe administratie en zet boeken weer aan.

Kan meetpiloot bij het koppelen niet lezen welke administratie het is, dan wordt er niets opgeslagen of gewijzigd. Probeer het dan over een paar minuten opnieuw. Een oudere koppeling waarvan meetpiloot de administratie nog niet kent, boekt pas weer als die bekend is. Dat gebeurt vanzelf als je de instellingen opslaat met boeken aan, of als je opnieuw koppelt.

Ontkoppelen

Ontkoppel je, dan gaan nieuwe facturen niet meer naar e-Boekhouden en ziet meetpiloot geen betalingen meer. Wat al geboekt is, blijft in e-Boekhouden staan. Het token zelf verwijder je in e-Boekhouden bij Koppelingen.