Connecter SnelStart

Avec la connexion, chaque facture que vous envoyez devient une écriture de vente dans SnelStart. Ce que votre client paie apparaît dans meetpiloot. Lisez d'abord Connecter votre logiciel comptable pour comprendre comment la connexion et la comptabilisation fonctionnent ensemble.

Connecter

1. Créez une clé de connexion dans SnelStart Web.

   Connectez-vous à SnelStart Web dans l'administration que vous voulez relier. Allez dans Koppelingen, choisissez Maatwerk et créez une clé de connexion (koppelingssleutel). Copiez-la. Une clé de connexion n'est possible que dans les formules inZicht et inControle.

2. Collez la clé dans meetpiloot.

   Allez sur IntegratiesBoekhoudingSnelStart, collez la clé dans Koppelingssleutel et cliquez sur Koppel SnelStart. meetpiloot vérifie la clé tout de suite auprès de SnelStart et la conserve chiffrée.

3. Vérifiez les réglages.

   Choisissez le compte de produits, pour chaque taux le type de TVA, et la façon dont un client devient une relation dans SnelStart. Demandez à votre comptable de vérifier avec vous.

4. Activez la comptabilisation.

   Choisissez Automatisch bij versturen (automatiquement à l'envoi) ou Zelf boeken (vous-même), et à partir de quelle date les factures sont transmises.

Si SnelStart ne reconnaît pas la clé, vous le voyez tout de suite. Copiez-la alors à nouveau depuis SnelStart Web, sans espaces.

Types de TVA

SnelStart ne travaille pas avec des codes TVA propres à chaque administration, mais avec des types de TVA fixes : Hoog, Laag, Geen et Overig. À la première connexion, meetpiloot remplit 21 % comme Hoog, 9 % comme Laag et 0 % comme Geen. Vérifiez-les, et choisissez vous-même le type de chaque autre taux que vous facturez. Une facture avec un taux sans type de TVA n'est pas comptabilisée : vous voyez sur la facture que le choix manque.

Si une facture a des lignes à des taux différents, chaque ligne reçoit son propre type de TVA dans SnelStart. La TVA par type est exactement la TVA par taux de votre facture, de sorte que le total dans SnelStart correspond à votre facture au centime près.

Chiffre d'affaires par taux de TVA

Votre comptable comptabilise-t-il le chiffre d'affaires de chaque taux sur un compte distinct, par exemple 8000 pour 21 %, 8010 pour 9 % et 8020 pour 0 % ? Choisissez alors sous les types de TVA, dans Omzet per btw-tarief (chiffre d'affaires par taux de TVA), le compte de chiffre d'affaires de chaque taux. Votre déclaration TVA correspond ainsi compte par compte. Si vous laissez Zelfde als hierboven (identique à ci-dessus), ce taux va comme avant sur le compte de chiffre d'affaires choisi en haut. Un acompte déduit sur la facture finale va sur le compte de son propre taux. Vous ne pouvez choisir un compte que pour un taux qui a un type de TVA, et la liste ne montre que les comptes de chiffre d'affaires actifs de SnelStart.

Clients

Vous choisissez si meetpiloot cherche d'abord une relation existante par adresse e-mail, ou en crée toujours une nouvelle. Si SnelStart a deux relations avec la même adresse e-mail, meetpiloot vous demande laquelle.

Une nouvelle relation arrive dans SnelStart comme Klant (client), avec le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. Nous ajoutons une adresse néerlandaise quand nous pouvons lire avec certitude la rue, le code postal et la localité. Votre comptable complète lui-même une adresse à l'étranger. SnelStart n'envoie pas de facture à votre client via cette relation : vous le faites depuis meetpiloot. Le mémo de la relation indique que meetpiloot l'a créée, pour que nous la retrouvions à la facture suivante et n'en créions jamais une deuxième.

Ce qui arrive dans SnelStart

• Les factures deviennent une écriture de vente avec votre numéro de facture, une ligne d'écriture par ligne de facture (hors TVA) et la TVA par type de TVA. SnelStart ne crée pas sa propre facture : votre client ne reçoit que la facture de meetpiloot.
• Les notes de crédit deviennent une écriture de vente avec des montants négatifs. La description indique à quelle facture elle se rapporte, par exemple Creditnota C-2026-0003 bij factuur F-2026-0024.
• Les factures d'acompte deviennent une écriture de vente distincte. La facture finale porte une ligne de déduction par facture d'acompte, au même taux de TVA que la facture d'acompte. Plus d'informations dans Facture d'acompte.

Après la comptabilisation, meetpiloot relit le total dans SnelStart. S'il diffère de votre facture, vous voyez Controleren (à vérifier) sur la facture, avec la différence.

Le PDF de votre facture n'est pas transmis à SnelStart. Si vous le voulez dans SnelStart, ajoutez-le vous-même.

Le numéro de facture existe déjà

Avant chaque écriture, meetpiloot vérifie si votre numéro de facture figure déjà dans SnelStart. Si SnelStart répond lors de la comptabilisation que le numéro de facture existe déjà, nous vérifions aussi. S'il s'agit d'une écriture de meetpiloot lui-même, avec le même montant, le même client et la même date, nous la lions à votre facture. Ainsi, la même facture n'est jamais comptabilisée deux fois. Si SnelStart ne peut pas encore montrer cette écriture, nous réessayons plus tard, sans jamais rien comptabiliser en double.

Si le numéro appartient à un autre document, par exemple une facture que vous avez créée vous-même dans SnelStart auparavant, nous ne comptabilisons rien. Vous voyez sur la facture qu'un autre document avec ce numéro existe déjà dans SnelStart. Adaptez alors la numérotation dans SnelStart ou dans meetpiloot, ou comptabilisez la facture à la main.

Paiements

SnelStart ne signale pas les paiements de lui-même. Toutes les 15 minutes, meetpiloot regarde combien reste ouvert dans SnelStart sur vos factures comptabilisées. Si ce montant a baissé, vous voyez la différence dans meetpiloot comme un paiement. Un paiement partiel compte aussi. Si votre client paie une facture d'acompte, vous le voyez comme acompte.

Moins d'ouvert n'est pas encore de l'argent. Une facture peut aussi baisser dans SnelStart par une opération diverse (une extourne) ou une note de crédit que votre comptable y crée lui-même. C'est pourquoi meetpiloot regarde, dès que SnelStart montre plus de payé que meetpiloot n'en connaît déjà, quelles écritures sur cette facture se trouvent dans un journal de caisse ou de banque. Seul ce montant apparaît dans meetpiloot comme paiement. meetpiloot ne marque jamais le reste comme payé de lui-même : vous voyez Controleren sur la facture, avec le montant soldé dans SnelStart sans argent. Si SnelStart ne peut pas nous montrer quel paiement appartient à la facture, vous voyez aussi Controleren et rien n'est marqué payé. Vérifiez alors dans SnelStart. Si une facture a été diminuée dans SnelStart, vous voyez sur la facture la différence avec la vôtre, et aucun paiement.

Activez Betalingen uit meetpiloot in SnelStart boeken (comptabiliser dans SnelStart les paiements enregistrés dans meetpiloot) pour comptabiliser aussi dans SnelStart les paiements que vous enregistrez dans meetpiloot. Ce sont les paiements via Mollie, les acomptes et les factures que vous marquez payées à la main. Choisissez sous Boek betalingen in (comptabiliser les paiements dans) un journal de caisse ou de banque. Ce choix est obligatoire. Dans un journal de caisse, chaque paiement devient une écriture de caisse sur la facture, dans un journal de banque une écriture bancaire. Un journal de caisse distinct pour Mollie garde la banque propre.

meetpiloot ne comptabilise jamais plus que le montant encore ouvert dans SnelStart. Chaque écriture de caisse ou bancaire porte une référence meetpiloot, pour que le même paiement ne soit jamais comptabilisé deux fois. Si SnelStart ne peut pas nous montrer si cette écriture existe déjà, nous ne comptabilisons rien et réessayons plus tard. Vous voyez alors Controleren sur la facture. Si vous supprimez un paiement dans meetpiloot, nous supprimons aussi l'écriture de caisse ou bancaire dans SnelStart. meetpiloot ne comptabilise pas les remboursements sur une note de crédit dans SnelStart.

La comptabilisation et la lecture des paiements dans SnelStart sont nouvelles, et pas encore vérifiées dans une vraie administration SnelStart. Activez-la d'abord avec un seul paiement et vérifiez avec votre comptable que l'écriture se trouve bien sur la facture et que meetpiloot la voit comme paiement, avant d'y comptabiliser le reste de vos paiements.

Une écriture supprimée dans SnelStart

Si une facture de meetpiloot est supprimée dans SnelStart, meetpiloot le remarque au contrôle suivant. La facture n'est alors plus comptabilisée, et vous voyez sur la facture qu'elle a été supprimée dans SnelStart. meetpiloot ne la marque jamais comme payée. Si elle doit bien y figurer, choisissez Opnieuw naar SnelStart sturen (renvoyer vers SnelStart) : meetpiloot la comptabilise une seule fois à nouveau.

Si une facture doit vraiment disparaître, créez une note de crédit dans meetpiloot. Elle est transmise d'elle-même à SnelStart. Pour retirer une écriture de caisse ou bancaire créée par meetpiloot, supprimez le paiement dans meetpiloot.

Changer d'administration

meetpiloot retient quelle administration vous avez connectée. Une clé de connexion appartient à une seule administration. Si vous collez sous Nieuwe sleutel plakken (coller une nouvelle clé) une clé d'une autre administration alors que des factures de meetpiloot y sont déjà comptabilisées, meetpiloot la refuse. Ainsi, écritures et paiements n'arrivent jamais dans la mauvaise administration.

Si vous voulez vraiment changer, déconnectez d'abord délibérément, puis connectez avec la clé de la nouvelle administration. Ce qui est déjà comptabilisé reste dans l'ancienne administration. Les relations, comptes et journaux de l'ancienne administration quittent meetpiloot, la comptabilisation des factures et des paiements est désactivée, et seules les factures à partir d'aujourd'hui sont transmises. Choisissez à nouveau le compte de chiffre d'affaires, le chiffre d'affaires par taux de TVA et le journal de caisse ou de banque, faites vérifier votre comptable, puis réactivez la comptabilisation.

Si meetpiloot ne peut pas lire de quelle administration il s'agit lors de la connexion, rien n'est enregistré ni modifié. Réessayez alors dans quelques minutes. Une connexion plus ancienne dont meetpiloot ne connaît pas encore l'administration ne comptabilise à nouveau qu'après une nouvelle connexion.

Ce que la connexion ne transmet pas

• Les factures dans une autre devise que l'euro. Via la connexion, SnelStart ne comptabilise qu'en euros.
• Le PDF de votre facture.
• Les remboursements sur une note de crédit.

Déconnecter

Si vous déconnectez, les nouvelles factures ne vont plus vers SnelStart et meetpiloot ne voit plus les paiements. Ce qui est déjà comptabilisé reste dans SnelStart. meetpiloot oublie la clé. Vous supprimez la clé elle-même dans SnelStart Web sous Koppelingen.