Connecter Exact Online

Avec la connexion, chaque facture et note de crédit que vous envoyez arrive dans votre dossier Exact. Ce que votre client paie se retrouve dans meetpiloot. Lisez d'abord Connecter votre logiciel comptable pour comprendre le lien entre connexion et comptabilisation.

Connecter

1. Ouvrez Exact Online.

   Allez sur IntegratiesBoekhoudingExact Online et cliquez sur Koppel Exact Online.

2. Connectez-vous à Exact et choisissez votre dossier.

   Exact demande si meetpiloot peut accéder à votre dossier. Choisissez le dossier dans lequel vous comptabilisez vos factures de vente.

3. Choisissez vos imputations.

   De retour dans meetpiloot, choisissez l'Omzetrekening (compte de chiffre d'affaires), le Verkoopdagboek (journal des ventes) et les codes TVA.

Codes TVA

Pour chaque taux de TVA de vos factures, vous choisissez le code correspondant dans Exact. meetpiloot envoie les prix hors TVA et ajoute si nécessaire une ligne Afrondingsverschil (écart d'arrondi) à 0 %. Le total dans Exact correspond ainsi toujours au centime près à votre facture.

Choisissez le code hors TVA pour chaque taux. Si un code TVA comprise est sélectionné, utilisez Exclusief-codes gebruiken. Exact calcule de toute façon à partir du montant net via la connexion ; avec le code hors TVA, l'écriture dans Exact correspond à la façon dont elle est réellement calculée.

Btw-code voor afrondingsverschil (code TVA pour l'écart d'arrondi). Vous choisissez ici le code de la ligne Afrondingsverschil. meetpiloot propose le code 0 % national (ou sans TVA). Ne choisissez jamais un code pour les livraisons intracommunautaires (ICP) ou l'exportation : la différence se retrouverait dans la mauvaise grille de votre déclaration TVA. Si vous choisissez quand même un tel code, un avertissement s'affiche. Si vous laissez Zelfde als 0% btw, meetpiloot utilise le code choisi pour 0 %.

Chiffre d'affaires par taux de TVA

Votre comptable comptabilise-t-il le chiffre d'affaires de chaque taux sur un compte distinct, par exemple 700000 pour 21 %, 700100 pour 6 % et 700200 pour 0 % ? Choisissez alors sous les codes TVA, dans Omzet per btw-tarief (chiffre d'affaires par taux de TVA), le compte de chiffre d'affaires de chaque taux. Votre déclaration TVA correspond ainsi compte par compte. Si vous laissez Zelfde als hierboven (identique à ci-dessus), ce taux va comme avant sur le compte de chiffre d'affaires choisi en haut. Un acompte déduit sur la facture finale va sur le compte de son propre taux. Vous ne pouvez choisir un compte que pour un taux qui a un code TVA, et la liste ne montre que des comptes de chiffre d'affaires. La ligne Afrondingsverschil va sur le compte du taux qui a le même code, généralement 0 %.

Articles

Exact exige un article sur chaque ligne de facture. La description et le prix de la ligne viennent de meetpiloot. L'article détermine où Exact compte le chiffre d'affaires par produit.

• Standaardartikel (article par défaut) : obligatoire. Pour les lignes qui ne sont pas liées à un produit, comme une ligne libre, une réduction ou un ajustement de prix. Si vous n'avez pas encore d'article de vente dans Exact, créez-en un, par exemple Divers, et cliquez sur Lijst opnieuw laden.
• Créer un article dans Exact si un produit n'en a pas encore : meetpiloot crée un article par produit, avec le nom du produit comme description, votre code TVA et sans prix de vente. Si un article avec le même code existe déjà dans Exact, meetpiloot le relie au lieu d'en créer un deuxième.
• Per product (par produit) : reliez un produit à votre propre article Exact, ou laissez-le sur l'article par défaut.

Un lien modifié s'applique aux nouvelles factures. Les factures déjà comptabilisées restent telles quelles. Une note de crédit utilise les mêmes articles que la facture.

Votre facture PDF dans Exact

meetpiloot joint votre propre facture PDF à l'écriture dans Exact. Votre comptable voit donc la facture telle que votre client l'a reçue.

Paiements

Activez Betalingen uit meetpiloot in Exact Online boeken pour que les paiements enregistrés dans meetpiloot soient aussi imputés sur la facture dans Exact. Il s'agit des paiements via Mollie, des acomptes et des factures que vous marquez manuellement comme payées. meetpiloot ne comptabilise jamais plus que le montant encore ouvert dans Exact.

Sous Boek betalingen in, choisissez un journal de caisse ou de banque. Un compte d'attente pour Mollie garde votre journal de banque en ordre.

Welke betalingen boek je in Exact? Par défaut, Alleen Mollie (aanbevolen) est activé : meetpiloot ne comptabilise alors que les paiements via Mollie, dans le journal choisi sous Boek betalingen in. Une facture que vous marquez manuellement comme payée n'est alors pas comptabilisée dans Exact par meetpiloot. Ce paiement arrive dans Exact par votre liaison bancaire, et votre comptable le rapproche de la facture dans Exact.

Où vont les paiements manuels ? Si vous choisissez Mollie en handmatig (Mollie et manuel) ou Alleen handmatig (manuel uniquement), vous choisissez aussi un Dagboek voor handmatige betalingen (journal pour les paiements manuels). Chaque paiement que vous marquez vous-même comme payé va dans ce journal, sur la facture. Jamais dans le journal de Mollie : meetpiloot refuse le même journal pour les deux. Choisissez un journal de caisse ou de banque propre, pas celui de votre liaison bancaire. meetpiloot n'a pas de preuve bancaire pour un paiement manuel : votre comptable le lettre donc avec la ligne bancaire dès qu'elle arrive. Sans ce journal, meetpiloot ne comptabilise aucun paiement manuel et le paiement affiche Actie nodig. Si le même paiement arrive ensuite aussi sur la facture via le flux bancaire, meetpiloot ne l'enregistre pas une seconde fois ; la facture affiche Controleren avec le montant qu'Exact voit en trop, pour que votre comptable supprime l'un des deux.

Un paiement d'une source non choisie est ignoré. Sous Boek betalingen in, ne choisissez pas le journal de votre liaison bancaire : chaque paiement apparaîtrait deux fois. Créez dans Exact un journal propre pour Mollie et choisissez-le.

Lettrage. meetpiloot lettre lui-même un paiement qu'il comptabilise dans Exact avec la facture, en général dans le quart d'heure, même si vous n'avez pas encore traité les écritures. Jusque-là, la facture et le paiement apparaissent sur deux lignes sous En-cours (Openstaande posten dans un Exact en néerlandais). Si vous lettrez vous-même une ligne bancaire sans numéro de facture avec une facture, meetpiloot voit ensuite cette facture comme payée. Un paiement partiel est lettré dès que la facture est entièrement payée. Si le lettrage échoue, la facture dans meetpiloot affiche Afletteren nodig. Lettrez alors le paiement vous-même sous En-cours.

Acomptes. Si votre client paie l'acompte par virement et que votre comptable le rapproche de la facture dans Exact, meetpiloot le considère comme le premier paiement reçu sur cette facture. S'il couvre au moins le montant de l'acompte, l'acompte est marqué comme payé dans meetpiloot. Avec une facture d'acompte, l'acompte est imputé sur la facture d'acompte : meetpiloot la comptabilise comme une facture distincte et y lettre l'acompte.

Mollie dans son propre journal. Comptabilisez de préférence les paiements Mollie dans un journal de caisse ou de banque séparé pour Mollie, pas dans le journal du compte bancaire qui reçoit votre flux bancaire. Sinon, le même paiement arrive une deuxième fois via le flux bancaire. meetpiloot comptabilise le paiement de votre client, pas les frais de Mollie ni le versement sur votre compte : votre comptable s'en charge.

Extourné ou compensé dans Exact. meetpiloot ne marque une facture comme payée que si Exact y voit réellement entrer de l'argent, par caisse ou banque. Si une facture est extournée dans Exact, soldée par une opération diverse ou compensée par une note de crédit, la facture dans meetpiloot affiche À vérifier, avec le montant. meetpiloot ne l'enregistre jamais comme un paiement. La date de paiement est la date de l'écriture dans Exact.

Notes de crédit. meetpiloot lettre lui-même dans Exact une note de crédit de meetpiloot avec la facture qu'elle corrige, dès que les deux s'annulent. S'il reste une petite différence, la note de crédit affiche Lettrage nécessaire.

Quand Exact refuse une facture

Si Exact refuse une facture, la facture indique ce qui ne va pas et ce que vous pouvez faire, avec en dessous le message d'Exact lui-même. Par exemple une période clôturée, un exercice qui n'existe pas encore (Créez l'exercice 2027 dans Exact), un client ou un code TVA bloqué, ou un utilisateur à qui il manque un droit. Corrigez-le dans Exact et cliquez sur Réessayer. Si une facture est restée Ouverte dans Exact, meetpiloot traite la même facture en réessayant ; il n'en crée pas une deuxième.

Exact ne comptabilise que des factures en euros. meetpiloot ne comptabilise pas encore automatiquement les factures avec autoliquidation ou livraison intracommunautaire : comptabilisez-les à la main.

Changer de dossier

Si des factures de meetpiloot se trouvent déjà dans votre dossier, elles restent liées à ce dossier. Quand vous vous reconnectez, meetpiloot garde le dossier qui contient ces factures, tant que votre identifiant y a accès. S'il n'y a plus accès, meetpiloot refuse la connexion : leurs paiements seraient sinon recherchés dans le mauvais dossier. Si vous voulez quand même changer, choisissez Oude boekingen archiveren en overstappen sur la page Exact. Vous retournez dans Exact pour choisir le nouveau dossier. Les écritures de l'ancien dossier sont archivées : vous les voyez toujours sur les factures, mais meetpiloot n'y comptabilise et n'y contrôle plus rien, et les paiements qui attendaient encore pour l'ancien dossier ne sont plus comptabilisés. Il vous faut pour cela le droit Boekhouding beheren. Sans factures comptabilisées, vous choisissez librement un autre dossier ; choisissez ensuite à nouveau les codes TVA, le compte et le journal, et réactivez la comptabilisation des paiements.

Déconnecter

Après la déconnexion, retirez l'accès de meetpiloot dans les paramètres d'applications d'Exact. Ce qui est déjà comptabilisé reste dans Exact.