Moneybird verbinden

Mit der Verbindung landet jede Rechnung, die du versendest, mit deinem eigenen PDF in Moneybird. Sobald dein Kunde zahlt, siehst du das in meetpiloot. Lies zuerst Dein Buchhaltungsprogramm verbinden, um zu verstehen, wie Verbinden und Buchen zusammenhängen.

Verbinden

1. Öffne Moneybird.

   Geh zu IntegrationenBuchhaltungMoneybird und klicke auf Moneybird verbinden.

2. Melde dich bei Moneybird an und klicke auf Erlauben.

   Moneybird fragt, ob meetpiloot auf deine Verkaufsrechnungen, Einstellungen und Bankbuchungen zugreifen darf. Die Bankbuchungen brauchen wir nur, um eine Zahlung aus meetpiloot mit der richtigen Buchung zu verknüpfen.

3. Wähle deine Verwaltung.

   Hast du mehrere Verwaltungen, wählst du, welche meetpiloot nutzt.

4. Prüfe die Einstellungen.

   Wähle pro Steuersatz den Satz in Moneybird, das Erlöskonto und wie ein Kunde als Kontakt in Moneybird landet.

5. Schalte das Buchen ein.

   Wähle Automatisch beim Versenden oder Selbst buchen und ab welchem Datum Rechnungen mitgehen.

Erlöse pro Steuersatz

Bucht dein Buchhalter die Erlöse pro Steuersatz auf ein eigenes Konto, zum Beispiel 8000 für 21 %, 8010 für 9 % und 8020 für 0 %? Dann wählst du unter den Steuerschlüsseln bei Erlöse pro Steuersatz pro Satz das Erlöskonto. So passt deine Umsatzsteuererklärung pro Konto. Lässt du Wie oben stehen, geht dieser Satz wie bisher auf das Erlöskonto, das du oben wählst. Eine Anzahlung, die auf der Schlussrechnung abgezogen wird, geht auf das Konto ihres eigenen Satzes. Ein Konto wählst du nur für einen Satz mit Steuerschlüssel, und die Liste zeigt nur Erlöskonten.

Zahlungen

Zahlt dein Kunde die ganze Rechnung in Moneybird, meldet Moneybird das sofort, und du siehst es in meetpiloot innerhalb weniger Minuten. Eine Teilzahlung holt meetpiloot stündlich ab. Unter Zahlungen sehen in der Verbindung steht, welches von beiden läuft. Steht dort Stündlich, Webhook nicht aktiv, kommen die Meldungen von Moneybird nicht an. Verbinde dann neu. Steht dort Stündlich, bis die erste Meldung von Moneybird ankommt, ist der Webhook angemeldet, aber Moneybird hat noch keine Zahlung gemeldet. Das ändert sich mit der ersten bezahlten Rechnung.

meetpiloot zählt nur Geld als bezahlt: eine Zahlung über Bank, Kasse oder Mollie. Senkst du eine Rechnung in Moneybird, verrechnest du sie mit einer Gutschrift, die du in Moneybird erstellst, oder buchst du einen Betrag aus, setzt meetpiloot die Rechnung nicht auf bezahlt. Du siehst an der Rechnung Prüfen, mit dem Betrag, der in Moneybird anders erledigt wurde.

Andersherum geht es auch. Schalte Zahlungen aus meetpiloot in Moneybird buchen ein, damit Zahlungen, die du in meetpiloot erfasst, auch in Moneybird auf die Rechnung kommen. Das sind Zahlungen über Mollie, Anzahlungen und Rechnungen, die du von Hand als bezahlt markierst. Rückzahlungen auf eine Gutschrift gehen mit. meetpiloot bucht nie mehr, als in Moneybird noch offen ist.

Unter Zahlungen buchen in wählst du das Konto in Moneybird, auf das die Zahlung kommt, zum Beispiel dein Mollie-Konto. Das ist freiwillig: Ohne Auswahl bucht Moneybird die Zahlung selbst. Mollie-Gebühren bucht meetpiloot nicht. Die stehen in deiner Mollie-Abrechnung, und deine Buchhaltung bucht sie von dort.

Eine Zahlung aus meetpiloot verknüpfen wir in Moneybird direkt mit der passenden Bankbuchung, damit deine Buchhaltung nichts mehr zuordnen muss. Wir suchen die Buchung von Mollie oder deiner Bank mit genau dem Betrag, auf dem Konto, das du wählst, die deine Rechnungsnummer oder unsere Referenz nennt. Nur wenn es genau eine solche Buchung gibt, verknüpfen wir sie. Nur nach Betrag und Datum verknüpfen wir nie: Dann ist die Gefahr zu groß, den falschen Kunden zu treffen.

Ist die Buchung noch nicht da, wartet die Zahlung bis zu drei Tage. Bei der Rechnung steht dann Wartet auf die Bankbuchung. Kommt in dieser Zeit keine Buchung, oder passen zwei, setzen wir die Zahlung mit unserer Referenz auf die Rechnung. Moneybird verknüpft sie dann selbst, sobald die Buchung hereinkommt, oder lässt deine Buchhaltung wählen. Nur dann kann Moneybird eine Aufgabe Zahlung nicht mit Bankbuchung verknüpft zeigen. Kommt dieses Geld nie über ein Konto in Moneybird herein, heißt die Aufgabe: Die Zahlung ist da, sie muss nur noch einem Konto zugeordnet werden.

Hast du Moneybird vor dem 7. Oktober 2026 verbunden, bittet dich die Verbindung einmal, neu zu verbinden, damit meetpiloot auf die Bankbuchungen zugreifen darf. Bis dahin buchen wir Zahlungen wie bisher: auf die Rechnung, ohne Bankbuchung.

Beim Einschalten kannst du auch die Zahlungen buchen, die noch nicht in Moneybird stehen. Sind später noch Zahlungen offen, siehst du das unter dem Schalter mit der Schaltfläche Jetzt buchen.

Gutschriften

Eine Gutschrift aus meetpiloot kommt als negative Rechnung in Moneybird. Ist die Rechnung, die sie korrigiert, noch offen, verrechnet meetpiloot die beiden in Moneybird, bis zu dem Betrag, der auf der Rechnung noch offen ist. Ist die Rechnung schon bezahlt, ist die Gutschrift Geld zurück für deinen Kunden. Diese Rückzahlung geht mit, wenn Zahlungen aus meetpiloot in Moneybird buchen eingeschaltet ist.

Klappt das Verrechnen nicht, siehst du an der Rechnung Verrechnung nötig. Erfasse dann in Moneybird bei der Rechnung eine Zahlung und wähle die Verrechnung mit der Gutschrift.

Nach dem Buchen liest meetpiloot Summe und MwSt. aus Moneybird zurück. Weicht eins von beiden von deiner Rechnung ab, siehst du an der Rechnung Prüfen, mit der Differenz. Rechnet Moneybird die MwSt. pro Satz um einen Cent anders als deine Rechnung, setzt meetpiloot diesen Cent auf eine Zeile Afrondingsverschil (Rundungsdifferenz) mit dem Steuersatz 0 % deiner Administration, nie auf Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung oder Export. Hat deine Administration keinen Satz von 0 %, lege ihn in Moneybird an.

Was nicht über die Verbindung geht

• Rechnungen mit Reverse Charge oder einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Die buchst du selbst in Moneybird; meetpiloot bucht sie nie auf einen normalen Steuersatz.
• Rechnungen in Pfund. Die Verbindung bucht nur in Euro.

Ein Geschäftskunde mit USt-IdNr. oder Handelsregisternummer kommt als Firma in Moneybird, mit diesen Nummern. Ein Privatkunde kommt mit Vor- und Nachnamen hinein.

Löscht deine Buchhaltung einen Kontakt in Moneybird oder führt ihn mit einem anderen zusammen, merkt meetpiloot das bei der nächsten Rechnung. Beim Zusammenführen nehmen wir den Kontakt, den Moneybird behalten hat. Ist der Kontakt weg, suchen wir deinen Kunden neu über die E-Mail-Adresse oder legen ihn neu an. Die Rechnung geht ganz normal durch.

Verwaltung wechseln

Verbindest du neu, bleibt meetpiloot bei der Verwaltung, in der deine Rechnungen schon gebucht sind. Erreicht dein neuer Login sie nicht, lehnt meetpiloot die Verbindung ab: Melde dich bei Moneybird mit einem Konto an, das diese Verwaltung hat, und verbinde neu. So landet eine gebuchte Rechnung nie in einer anderen Verwaltung.

Steht noch nichts von meetpiloot in deiner Verwaltung, kannst du eine andere wählen. Steuersätze, Kontakte und Zahlungskonto der alten Verwaltung gelten dort nicht: Wähle sie neu und schalte danach das Buchen von Zahlungen wieder ein.

Trennen

Trennst du die Verbindung, gehen neue Rechnungen nicht mehr an Moneybird, und meetpiloot sieht keine Zahlungen mehr. Bereits Gebuchtes bleibt in Moneybird. meetpiloot entfernt seinen Zugriff in Moneybird.