Exact Online verbinden

Mit der Verbindung landet jede Rechnung und Gutschrift, die du versendest, in deiner Exact-Verwaltung. Was dein Kunde zahlt, siehst du in meetpiloot. Lies zuerst Dein Buchhaltungsprogramm verbinden, um zu verstehen, wie Verbinden und Buchen zusammenhängen.

Verbinden

1. Öffne Exact Online.

   Geh zu IntegrationenBuchhaltungExact Online und klicke auf Exact Online verbinden.

2. Melde dich bei Exact an und wähle deine Verwaltung.

   Exact fragt, ob meetpiloot auf deine Verwaltung zugreifen darf. Wähle die Verwaltung, in der du Verkaufsrechnungen buchst.

3. Wähle deine Buchungen.

   Zurück in meetpiloot wählst du das Erlöskonto, das Verkaufsjournal und die Steuerschlüssel.

Steuerschlüssel

Pro Steuersatz auf deinen Rechnungen wählst du den Schlüssel in Exact. meetpiloot sendet die Preise ohne MwSt. und setzt bei Bedarf eine Zeile Afrondingsverschil (Rundungsdifferenz) zu 0 %. So stimmt die Summe in Exact immer auf den Cent mit deiner Rechnung überein.

Wähle für jeden Satz den Exklusiv-Schlüssel. Steht dort ein Inklusiv-Schlüssel, nutze Exklusiv-Schlüssel verwenden. Exact rechnet bei der Verbindung ohnehin vom Nettobetrag aus; mit dem Exklusiv-Schlüssel steht die Buchung in Exact so, wie sie wirklich berechnet ist.

Steuerschlüssel für Rundungsdifferenz. Hier wählst du, welchen Schlüssel die Zeile Rundungsdifferenz bekommt. meetpiloot schlägt den inländischen 0%-Schlüssel vor (oder ohne MwSt.). Wähle nie einen Schlüssel für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Export: dann landet die Differenz in der falschen Zeile deiner Umsatzsteuererklärung. Wählst du doch so einen Schlüssel, siehst du eine Warnung. Lässt du Wie 0% MwSt. stehen, nimmt meetpiloot den Schlüssel, den du bei 0% gewählt hast.

Erlöse pro Steuersatz

Bucht dein Buchhalter die Erlöse pro Steuersatz auf ein eigenes Konto, zum Beispiel 8000 für 21 %, 8010 für 9 % und 8020 für 0 %? Dann wählst du unter den Steuerschlüsseln bei Erlöse pro Steuersatz pro Satz das Erlöskonto. So passt deine Umsatzsteuererklärung pro Konto. Lässt du Wie oben stehen, geht dieser Satz wie bisher auf das Erlöskonto, das du oben wählst. Eine Anzahlung, die auf der Schlussrechnung abgezogen wird, geht auf das Konto ihres eigenen Satzes. Ein Konto wählst du nur für einen Satz mit Steuerschlüssel, und die Liste zeigt nur Erlöskonten. Die Zeile Afrondingsverschil geht auf das Konto des Satzes mit demselben Schlüssel, meist 0 %.

Artikel

Exact verlangt auf jeder Rechnungszeile einen Artikel. Beschreibung und Preis der Zeile kommen aus meetpiloot. Der Artikel bestimmt, wo Exact den Umsatz pro Produkt zählt.

• Standardartikel: Pflicht. Für Zeilen ohne eigenes Produkt, etwa eine freie Zeile, einen Rabatt oder eine Preisanpassung. Hast du in Exact noch keinen Verkaufsartikel, leg einen an, zum Beispiel Diversen, und klicke auf Liste neu laden.
• Artikel in Exact anlegen, wenn ein Produkt noch keinen hat: meetpiloot legt pro Produkt einen Artikel an, mit dem Produktnamen als Beschreibung, deinem Steuerschlüssel und ohne Verkaufspreis. Gibt es in Exact schon einen Artikel mit demselben Code, verknüpft meetpiloot diesen, statt einen zweiten anzulegen.
• Pro Produkt: Verknüpfe ein Produkt mit deinem eigenen Artikel in Exact oder lass es beim Standardartikel.

Änderst du eine Verknüpfung, gilt sie für neue Rechnungen. Gebuchte Rechnungen bleiben, wie sie sind. Eine Gutschrift nutzt dieselben Artikel wie die Rechnung.

Dein Rechnungs-PDF in Exact

meetpiloot hängt dein eigenes Rechnungs-PDF an die Buchung in Exact. Dein Buchhalter sieht die Rechnung also so, wie dein Kunde sie bekommen hat.

Zahlungen

Schalte Zahlungen aus meetpiloot in Exact Online buchen ein, um Zahlungen, die du in meetpiloot erfasst, auch in Exact auf die Rechnung zu buchen. Das sind Zahlungen über Mollie, Anzahlungen und Rechnungen, die du von Hand auf bezahlt setzt. meetpiloot bucht nie mehr, als in Exact noch offen ist.

Bei Zahlungen buchen in wählst du ein Kassen- oder Bankjournal. Ein Zwischenkonto für Mollie hält deine Bank sauber.

Welche Zahlungen buchst du in Exact? Standardmäßig ist Nur Mollie (empfohlen) gewählt: meetpiloot bucht dann nur Zahlungen über Mollie, in das Journal, das du bei Zahlungen buchen in wählst. Eine Rechnung, die du von Hand auf bezahlt setzt, bucht meetpiloot dann nicht in Exact. Diese Zahlung kommt über deine Bankanbindung in Exact, und dein Buchhalter ordnet sie dort der Rechnung zu.

Wo landen manuelle Zahlungen? Wählst du Mollie und manuell oder Nur manuell, wählst du auch ein Journal für manuelle Zahlungen. Jede Zahlung, die du selbst auf bezahlt setzt, kommt in dieses Journal, auf die Rechnung. Nie in das Journal von Mollie: meetpiloot lehnt dasselbe Journal für beide ab. Wähle ein eigenes Kassen- oder Bankjournal, nicht das deiner Bankanbindung. meetpiloot hat für eine manuelle Zahlung keinen Bankbeleg, deshalb gleicht dein Buchhalter sie dort mit der Bankzeile ab, sobald die kommt. Ohne dieses Journal bucht meetpiloot keine manuellen Zahlungen, und du siehst bei der Zahlung Aktion nötig. Kommt dieselbe Zahlung danach auch über den Bankfeed auf die Rechnung, erfasst meetpiloot sie nicht noch einmal; an der Rechnung siehst du Prüfen mit dem Betrag, den Exact zu viel bezahlt sieht, damit dein Buchhalter eine der beiden entfernt.

Eine Zahlung aus einer Quelle, die du nicht wählst, überspringt meetpiloot. Wähle bei Zahlungen buchen in nicht das Journal deiner Bankanbindung: sonst steht jede Zahlung doppelt da. Lege in Exact ein eigenes Journal für Mollie an und wähle es.

Ausgleichen. meetpiloot gleicht eine Zahlung, die es in Exact bucht, selbst mit der Rechnung aus, meist innerhalb einer Viertelstunde, auch wenn du die Buchungen noch nicht verarbeitet hast. Bis dahin stehen Rechnung und Zahlung unter Offene Posten noch als zwei Zeilen. Gleichst du selbst eine Bankzeile ohne Rechnungsnummer mit einer Rechnung aus, sieht meetpiloot diese Rechnung danach als bezahlt. Eine Teilzahlung wird ausgeglichen, sobald die Rechnung ganz bezahlt ist. Klappt das Ausgleichen nicht, siehst du an der Rechnung in meetpiloot Ausgleich nötig. Gleiche die Zahlung dann selbst unter Offene Posten aus.

Anzahlungen. Zahlt dein Kunde die Anzahlung per Überweisung und ordnet dein Buchhalter sie in Exact der Rechnung zu, sieht meetpiloot das als erstes Geld auf dieser Rechnung. Ist das mindestens die Anzahlung, steht die Anzahlung in meetpiloot auf bezahlt. Mit einer Anzahlungsrechnung geht die Anzahlung auf die Anzahlungsrechnung: meetpiloot bucht sie als eigene Rechnung und gleicht die Anzahlung damit aus.

Mollie in einem eigenen Journal. Buche Mollie-Zahlungen am besten in einem eigenen Kassen- oder Bankjournal für Mollie, nicht im Journal deines Bankkontos, in das dein Bankfeed läuft. Sonst steht dieselbe Zahlung über den Bankfeed noch einmal darin. meetpiloot bucht die Zahlung deines Kunden, nicht die Gebühren von Mollie und nicht die Auszahlung an deine Bank: die bucht dein Steuerberater selbst.

Ausgebucht oder verrechnet in Exact. meetpiloot setzt eine Rechnung nur auf bezahlt, wenn Exact wirklich Geld darauf eingehen sieht, über Kasse oder Bank. Ist eine Rechnung in Exact ausgebucht, per Memorial weggebucht oder dort mit einer Gutschrift verrechnet, siehst du auf der Rechnung in meetpiloot Prüfen, mit dem Betrag. meetpiloot erfasst das nie als Zahlung. Das Zahlungsdatum ist das Buchungsdatum in Exact.

Gutschriften. Eine Gutschrift aus meetpiloot gleicht meetpiloot in Exact selbst mit der Rechnung aus, die sie korrigiert, sobald beide zusammen null ergeben. Bleibt ein kleiner Rest offen, siehst du Ausgleich nötig auf der Gutschrift.

Wenn Exact eine Rechnung ablehnt

Lehnt Exact eine Rechnung ab, siehst du auf der Rechnung, was falsch ist und was du tun kannst, darunter die Meldung von Exact selbst. Zum Beispiel eine abgeschlossene Periode, ein Geschäftsjahr, das es noch nicht gibt (Lege das Geschäftsjahr 2027 in Exact an), ein gesperrter Kunde oder Steuerschlüssel oder ein Benutzer, dem ein Recht fehlt. Behebe es in Exact und klicke auf Erneut versuchen. Blieb eine Rechnung in Exact auf Offen, verarbeitet meetpiloot beim erneuten Versuch dieselbe Rechnung; es entsteht keine zweite.

Exact bucht nur Rechnungen in Euro. Rechnungen mit Steuerschuldumkehr oder innergemeinschaftlicher Lieferung bucht meetpiloot noch nicht automatisch: die buchst du von Hand.

Verwaltung wechseln

Stehen schon Rechnungen von meetpiloot in deiner Administration, gehören sie zu dieser Administration. Verbindest du neu, behält meetpiloot die Administration mit diesen Rechnungen, solange dein Login darauf zugreifen kann. Kann er das nicht mehr, lehnt meetpiloot die Verbindung ab: ihre Zahlungen würden sonst in der falschen Administration gesucht. Willst du trotzdem wechseln, wähle auf der Exact-Seite Alte Buchungen archivieren und wechseln. Du gehst noch einmal zu Exact, um die neue Administration zu wählen. Die Buchungen in der alten Administration werden archiviert: Du siehst sie weiter bei den Rechnungen, aber meetpiloot bucht und prüft dort nichts mehr, und Zahlungen, die noch für die alte Administration warteten, werden nicht mehr gebucht. Dafür brauchst du das Recht Buchhaltung verwalten. Ohne gebuchte Rechnungen wählst du frei eine andere Administration; wähle danach Steuerschlüssel, Konto und Journal neu und schalte das Buchen von Zahlungen wieder ein.

Trennen

Nach dem Trennen entfernst du den Zugriff von meetpiloot in Exact bei deinen App-Einstellungen. Bereits Gebuchtes bleibt in Exact.