Anzahlungsrechnung für eine Anzahlung

Die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht, sobald das Geld eingeht, nicht erst mit der Schlussrechnung. Mit einer Anzahlungsrechnung bekommt die Anzahlung eine eigene Rechnung mit MwSt., passend zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs. Die Schlussrechnung zieht sie danach ab (§ 14 Abs. 5 UStG).

Du stellst sie ein unter EinstellungenRechnungsvorlageAnzahlungsrechnung.

Bestehende Konten

Hast du meetpiloot schon vor der Anzahlungsrechnung genutzt, ist sie für dich aktiv: bei Eingang der Anzahlung, und automatisch an deinen Kunden gemailt. Wer die Rechnungsvorlage ändern darf, bekommt beim nächsten Login ein Fenster in Was ist neu und wählt dort, was ihr nutzen wollt: automatisch bei Eingang, mit der Anzahlungsanforderung oder nicht nutzen. Das Fenster kommt wieder, bis jemand in deinem Team gewählt hat. Deine Kollegen lesen nur, dass der Administrator entscheidet. Deine Wahl änderst du danach jederzeit in der Rechnungsvorlage.

Wann meetpiloot sie erstellt

Du wählst eine von drei Einstellungen:

• Aus: keine Anzahlungsrechnung. Die Anzahlung steht wie bisher auf der Schlussrechnung.
• Beim Eingang der Anzahlung: sobald die Anzahlung da ist, über Mollie oder weil du sie im Auftrag als bezahlt markierst. Die Anzahlungsrechnung ist sofort bezahlt.
• Mit der Anzahlungsanfrage: sie geht als PDF mit der Zahlungsanfrage an deinen Kunden. Sie bleibt offen, bis dein Kunde zahlt, und ist dann von selbst bezahlt.

Mit Automatisch an den Kunden mailen geht sie beim Zahlungseingang direkt an deinen Kunden. Schaltest du das aus, verschickst du sie selbst im Auftrag mit An Kunden mailen.

Was darauf steht

Eine Anzahlungsrechnung ist eine normale Rechnung:

• die nächste Nummer aus deinem Rechnungsnummernkreis, denn das Gesetz verlangt einen fortlaufenden Kreis;
• eine Zeile: die Anzahlung auf den Auftrag, inklusive MwSt. zum Satz des Auftrags;
• das Datum des Zahlungseingangs, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht.

Der Titel folgt der Sprache deines Kunden: Anzahlungsrechnung, Voorschotfactuur, Deposit invoice oder Facture d'acompte.

Die Schlussrechnung

Die Schlussrechnung zeigt zuerst die gesamte Leistung mit der MwSt. darauf. Darunter zieht sie jede Anzahlungsrechnung mit der darin ausgewiesenen MwSt. ab. Der Restbetrag trägt nur noch die verbleibende Steuer.

Ein Beispiel: Leistung von 10.550,00 € mit 1.830,99 € MwSt. und eine Anzahlungsrechnung über 3.165,00 € mit 549,30 € MwSt. Der Restbetrag ist dann 7.385,00 €, darin 1.281,69 € MwSt.

In deiner Buchhaltung

Mit einem angebundenen Programm (Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden oder SnelStart) bucht meetpiloot:

• die Anzahlungsrechnung als eigene Ausgangsrechnung, mit der Umsatzsteuer im Zeitraum der Rechnung;
• die Schlussrechnung mit einer Abzugszeile je Anzahlungsrechnung, zum selben Steuersatz;
• eine Gutschrift auf eine Anzahlungsrechnung, gegen diese Anzahlungsrechnung.

Die Anzahlung landet in deiner Buchhaltung auf der Anzahlungsrechnung, nie auf der Schlussrechnung: die hat sie schon abgezogen. Ist die Anzahlungsrechnung noch nicht gebucht, wartet die Zahlung darauf. In Exact Online gleicht meetpiloot die Anzahlung mit der Anzahlungsrechnung aus. Was deine Buchhaltung dort auf die Anzahlungsrechnung bucht, siehst du in meetpiloot als Anzahlung.

Stornieren und erstatten

Platzt ein Auftrag, erstelle unter Rechnungen eine Gutschrift auf die Anzahlungsrechnung. Muss Geld zurück, regelst du das mit der Erstattung auf der Gutschrift. Neu fakturieren geht bei einer Anzahlungsrechnung nicht.

Bestehende Aufträge

meetpiloot erstellt nichts rückwirkend. Ist die Anzahlungsrechnung eingeschaltet und die Anzahlung eines Auftrags schon da, siehst du im Auftrag Anzahlungsrechnung erstellen. Sie bekommt das heutige Datum, mit dem Eingangsdatum der Anzahlung darauf.