Offertesoftware voor vakmensen: met digitale handtekening

Offertesoftware voor vakmensen moet drie dingen sneller maken: het rekenen, het versturen en het ja. De meeste bedrijven hebben het eerste aardig op orde. De tijd lekt weg bij de andere twee: de offerte die twee dagen in concepten staat, en de handtekening waar niemand achteraan gaat.

Hier lees je waar het op aankomt bij offertesoftware voor maatwerk en hoe het in meetpiloot werkt.

Waar je op let bij offertesoftware

Prijzen uit tabellen, niet uit je hoofd

Bij maatwerk hangt de prijs af van breedte, diepte of hoogte en van opties zoals kleur, glas of bediening. Goede offertesoftware rekent met prijstabellen en meerprijzen per optie. Dan is elke offerte op dezelfde manier berekend, wie hem ook maakt.

In meetpiloot vul je je eigen prijstabellen en meerprijzen in, inclusief of exclusief btw per tabel. Maten waarvoor je geen prijs hebt, kan de klant niet aanvragen. Zo krijg je geen aanvraag voor iets wat je niet levert.

De offerte ontstaat uit de aanvraag

Als de klant maten en opties al in de aanvraag heeft gezet, hoeft niemand iets over te typen. Zodra een aanvraag binnenkomt, rekent meetpiloot de offerte uit met jouw prijzen en maakt er een pdf van. Aanvragen via de telefoon of uit de showroom maak je zelf aan, met dezelfde prijstabellen.

Je eigen huisstijl

Een offerte is vaak het eerste document dat een klant van je in handen heeft. Logo, kleuren, een verzorgd voorblad en een korte inleiding maken het verschil. In de sjablooneditor stel je dat één keer in. Je facturen krijgen dezelfde opmaak.

Online tekenen in plaats van printen en scannen

Een offerte die geprint, getekend, gescand en teruggemaild moet worden, wordt later getekend, of helemaal niet. Met meetpiloot opent je klant de offerte via een link en tekent of weigert hij online, in zijn eigen taal. Jij krijgt meteen een melding. Via meetpiloot zijn tot nu toe 792 offertes getekend.

Opvolgen zonder eraan te hoeven denken

Reageert de klant niet, dan gaat na het aantal dagen dat jij kiest automatisch een herinnering uit. Waarom dat zoveel oplevert, lees je in offertes automatisch opvolgen.

Van aanvraag tot factuur

1. De aanvraag komt binnen via je website, de configurator, WhatsApp of de telefoon.
2. Indicatieve offerte gaat automatisch of na jouw controle de deur uit.
3. Inmeting plan je in de agenda, de klant krijgt een agenda-uitnodiging per e-mail.
4. Definitieve offerte na de inmeting, uit dezelfde prijstabellen.
5. Online handtekening van de klant, met een directe melding aan jou.
6. Order met aanbetaling: de getekende offerte wordt een order met een percentage aanbetaling en een eindfactuur. Je klant betaalt online via een betaallink op de factuur, en met Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden of SnelStart boek je facturen en betalingen door naar je boekhouding. Btw-teksten voor binnen en buiten de EU en de controle van btw-nummers zijn ingebouwd.

Je hoeft niet alle stappen te gebruiken. Verkoop je in één keer, dan sla je de indicatieve offerte over.

Veelgemaakte fouten in offertes

1. Een vage omschrijving. "Inclusief montage" is niet genoeg. Schrijf wat erbij hoort: fundering, bevestiging aan de gevel, afvoer, voorrijkosten.
2. Geen geldigheid. Zonder datum weet de klant niet hoe lang de prijs geldt. Twee tot vier weken geeft een zachte aanleiding om te beslissen.
3. Te veel varianten. Drie alternatieven in één offerte maken kiezen moeilijker. Stuur één duidelijke offerte en varianten op verzoek.
4. Geen volgende stap. Zeg wat er gebeurt na het tekenen: aanbetaling, bestelling, levertijd, montagedatum.
5. Te laat. Een offerte die een week na de inmeting komt, concurreert met offertes die de volgende ochtend binnen waren.

Voor welke producten dit werkt

Voor veranda's, lamellendaken, glazen schuifwanden, zonwering, kozijnen, rolluiken, schuttingen, dakkapellen en aanbouw is er een configurator die de aanvraag compleet met maten en opties aanlevert. Meer daarover in een veranda-configurator op je website.

Voor vloeren en ander maatwerk zonder configurator bouw je in het Pro-plan een offerteformulier met je eigen prijslogica. Je klant vult maten en keuzes in, de prijs volgt jouw regels en de offerte ontstaat net zo automatisch.

Checklist

• Rekent de software met je eigen prijstabellen en meerprijzen?
• Ontstaat de offerte uit de aanvraag, zonder overtypen?
• Kan de klant online tekenen, ook op zijn telefoon?
• Is er automatische opvolging?
• Zie je op één plek welke offertes openstaan?
• Spreekt de ondertekenpagina de taal van je klant?

Het hele verkoopproces lees je in CRM voor installateurs. De offertefuncties staan op de pagina offertes.