Offertes opvolgen: zo laat je minder opdrachten liggen

Wie een offerte verstuurt en dan afwacht, verliest opdrachten. Niet omdat de offerte slecht was, maar omdat de klant hem tussen werk, gezin en drie andere offertes uit het oog verloor. Opvolgen is dus geen opdringerigheid, het hoort bij verkopen.

In dit artikel gaat het om de praktijk: wanneer je opvolgt, hoe vaak, met welke tekst, en hoe je het automatiseert zodat het ook in drukke weken gebeurt.

Waarom een offerte opvolgen nodig is

Een veranda, nieuwe kozijnen of een aanbouw is een grote uitgave. Huiseigenaren vragen meestal meerdere offertes op, overleggen thuis en stellen de beslissing uit. Ondertussen gebeurt wat altijd gebeurt: vakantie, werk, een ander bedrijf dat toevallig belt.

Het bedrijf dat zich op dat moment vriendelijk meldt, krijgt vaak de opdracht. Dat heeft minder met druk te maken dan met bereikbaar zijn.

Het juiste moment

Een eenvoudige regel voor particulieren:

Die laatste stap is belangrijk. Wie bijhoudt waarom offertes verloren gaan, ziet na een paar maanden of het aan de prijs, de levertijd of het product ligt.

Wat er in een goede herinnering staat

• Kort. Drie zinnen zijn genoeg.
• Concreet. Een link naar de offerte, niet "onze offerte van vorige maand".
• Eén volgende stap. Een telefoontje, een bezoek aan de showroom of direct tekenen.
• Geen paniekkorting. Wie bij de eerste herinnering korting geeft, leert klanten op korting te wachten.

Een voorbeeld:

“

Goedemiddag mevrouw De Vries, ik wilde even checken of u onze offerte voor de veranda heeft ontvangen. Als u vragen heeft over het glas of de kleur, bel ik u graag. U kunt de offerte ook direct online goedkeuren via de link.

Snel opvolgen na de inmeting

Na een inmeting is de klant het warmst. Hij heeft je leren kennen, jij hebt zijn tuin of huis gezien en hij heeft een concreet beeld. De definitieve offerte hoort daarom binnen een of twee werkdagen bij hem te zijn. Zeg aan het eind van de inmeting wanneer hij komt, en zorg dat dat ook gebeurt.

Opvolgen automatiseren

De beste regel helpt niet als niemand in juni tijd heeft om herinneringen te schrijven. Daarom loont het om de eerste stap te automatiseren.

In meetpiloot werkt het zo:

1. De offerte gaat als link om online te tekenen de deur uit, automatisch of na jouw controle.
2. Je krijgt een melding als de klant tekent of weigert.
3. Reageert hij niet, dan gaat na het aantal dagen dat jij instelt (1 tot 90, in het Pro-plan) automatisch een herinneringsmail uit.
4. In de pipeline zie je welke offertes openstaan en hoe oud ze zijn.

Je team besteedt dan alleen nog tijd aan de gevallen waar een telefoontje echt iets oplevert. Via meetpiloot zijn tot nu toe 792 offertes getekend.

Opvolgen via WhatsApp

Veel klanten lezen WhatsApp sneller dan e-mail. In meetpiloot staan WhatsApp-gesprekken in hetzelfde systeem als de offerte, zodat iedereen in je team ziet wat er al besproken is. Een AI-assistent kan in het Nederlands vragen beantwoorden en een afspraak inplannen. Meer in WhatsApp voor installateurs.

Drie cijfers om wekelijks te bekijken

• Openstaande offertes en hun leeftijd. Alles ouder dan twee weken vraagt om een telefoontje of een beslissing.
• Gewonnen tegenover verloren. Je scoringspercentage laat zien of je prijs en je opvolging werken.
• Waarom je verloor. Prijs, levertijd, product of geen reactie. Patronen worden snel zichtbaar.

Drie fouten die opdrachten kosten

1. Alleen een pdf in de bijlage. Een pdf moet geprint, getekend en teruggestuurd worden. Een link om online te tekenen is één tik.
2. Alleen de eigenaar volgt op. Dan gebeurt het alleen als hij tijd heeft. Spreek af wie het doet, of laat de eerste herinnering automatisch lopen.
3. Geen overzicht. Wie niet ziet welke offertes openstaan, volgt willekeurig op. Een pipeline laat zien waar je moet bellen.

Hoe opvolgen in het hele verkoopproces past, lees je in CRM voor installateurs. De functies staan op de pagina opvolgen.