Inmeetafspraken plannen: minder rijden, meer opdrachten

De inmeting is het moment waarop een aanvraag een echt project wordt. Tegelijk is hij duur: rijden, een uur ter plaatse, het uitwerken. Wie zijn inmetingen goed plant, verkoopt meer met dezelfde tijd.

Dit artikel gaat over het plannen van een inmeetafspraak en drie vragen: wanneer een inmeting loont, hoe je hem plant zonder telefoonpingpong, en hoe de afspraak aan de aanvraag gekoppeld blijft.

Een inmeetafspraak plannen: wanneer is het zinvol

Niet elke aanvraag heeft meteen een afspraak ter plaatse nodig. Een volgorde die bij maatwerk goed werkt:

1. Aanvraag met maten en wensen. Hoe completer de aanvraag, hoe beter je vooraf kunt inschatten.
2. Indicatieve offerte. De klant ziet in welke prijsklasse hij zit.
3. Inmeting ter plaatse, als de klant na de indicatieve offerte verder wil.
4. Definitieve offerte op basis van de inmeting.

Zo rijd je vooral naar klanten die het prijskader kennen en door willen.

Plannen zonder telefoonpingpong

Het klassieke probleem: jij belt, de klant neemt niet op, hij belt terug, jij staat op een klus. Drie dagen later staat de afspraak. Drie dingen helpen.

De afspraak hoort bij de aanvraag

In meetpiloot plan je inmetingen en montages in de agenda, direct vanuit de aanvraag. Iedereen in je team ziet wie wanneer bij welke klant is, en bij de afspraak heb je alle maten, foto's en wensen bij de hand.

De klant krijgt een uitnodiging

Zodra je een afspraak plant, krijgt je klant een e-mail met een agenda-uitnodiging. Verzet of annuleer je, dan komt de wijziging op dezelfde manier in zijn agenda. Dat scheelt afspraken waarbij niemand thuis is.

De klant boekt via WhatsApp

Veel klanten reageren op WhatsApp sneller dan aan de telefoon. In meetpiloot staan WhatsApp-gesprekken in hetzelfde systeem als de aanvraag. Een AI-assistent doet in het Nederlands voorstellen uit je agenda en boekt de afspraak. Verzetten en annuleren kan in hetzelfde gesprek. Je medewerkers kunnen het gesprek op elk moment overnemen.

De eerste inmeting besparen

Bij veranda's en lamellendaken kan je klant vooraf zelf meten. Met AR-inmeten meet hij zijn terras met de camera van zijn iPhone. Het inmeten opent als App Clip via een link of QR-code, zonder installatie. Maten en een foto komen direct in de aanvraag. Hoe dat werkt, lees je in inmeten met je iPhone.

Dat vervangt de definitieve inmeting voor de bestelling niet. Het zorgt wel dat je bij de eerste afspraak al weet waar je het over hebt, en dat je indicatieve offerte dichter bij de eindprijs ligt.

Goed voorbereid naar de inmeting

Een goed voorbereide inmeting duurt korter en overtuigt meer. Weet vooraf:

• welke configuratie de klant koos en welke indicatieve offerte hij kreeg
• welke foto's en maten er al zijn
• welke vragen nog openstaan, bijvoorbeeld over de doorloophoogte of zijwanden
• wie er bij de beslissing moet zijn, zoals de partner

Hangt dat allemaal aan de aanvraag, dan lees je het in twee minuten voor de voordeur na in plaats van in je mail te zoeken.

Na de afspraak

De belangrijkste regel na de inmeting: de definitieve offerte komt snel, het liefst binnen een of twee werkdagen. Zeg aan het eind van de afspraak wanneer hij komt en houd je daaraan. Reageert de klant daarna niet, dan doet de automatische herinnering de eerste stap. Meer in offertes automatisch opvolgen.

Montages in dezelfde agenda

Na het tekenen wordt de offerte een order. De montagedatum plan je in dezelfde agenda, en de klant krijgt weer een uitnodiging. Zo heb je inmeting, offerte, order en montage op één plek.

Afspraken verdelen in het team

Rijdt er meer dan één persoon, dan wordt plannen teamwerk. Belangrijk is dat iedereen ziet wie waar is en dat de klant niet drie contactpersonen heeft. Via rollen bepaal je wie wat ziet, bijvoorbeeld of monteurs prijzen en contactgegevens zien. Zo blijft de agenda overzichtelijk en zien alleen de mensen die het nodig hebben de klantgegevens.

Checklist voor minder lege kilometers

• Rijd pas na een indicatieve offerte, als dat bij je product past.
• Laat de klant vooraf maten en foto's sturen.
• Stuur elke afspraak als agenda-uitnodiging.
• Plan afspraken in dezelfde regio op dezelfde dag.
• Heb de definitieve offerte binnen 48 uur na de afspraak klaar.

Hoe plannen in het hele verkoopproces past, lees je in CRM voor installateurs. Meer over pipeline en agenda vind je op de pagina opvolgen.